Por que a Organização Digital é importante?

Por que a Organização Digital é importante?

De acordo com o IDC (International Data Corporation) [1], o crescimento exponencial dos dados digitais no mundo seguirá, aproximadamente, o gráfico abaixo:

Obs: ZetaBytes = 1021 bytes = 1.073.741.824 TB.

É um crescimento espantoso, não? E seus dados digitais seguirão uma evolução semelhante.

Se você não está preocupado com isso, pois você sempre usa o Google para buscar os dados que necessita, vou lhe mostrar um outro ponto de vista.

Vamos começar pelos tipos de dados que você possui e que não são públicos (em teoria, pelo menos):

  • Arquivos digitais (documentos em diversos formatos: MS Word, Excel, Powerpoint, etc)
  • Documentos em papel (digitalizados ou a digitalizar)
  • Imagens (fotos e vídeos)
  • E-Mails
  • Agenda
  • Lista de tarefas a realizar
  • Registro de notas pessoais/profissionais (OneNote, Evernote, Google Keep, etc)

Ao buscar pelos seus dados, você não espera que apareçam numa lista do Google, certo?

Assim, cabe a você ter esses dados organizados de forma a facilitar sua recuperação.

E essa é a principal razão de precisarmos da organização: a necessidade de acessá-los!

Como localizar um arquivo específico, se você salva todos seus documentos digitais numa única pasta (diretório) e com nomes que não dão pista do seu conteúdo: Documento1.doc, Orçamento_final.xls, Apresentacao_cliente.ppt, IMG_8549.jpg, scan0012.pdf, etc?

Utilizar a busca do seu sistema operacional é uma opção (buscar no Explorer do Windows ou Spotlight do Mac).

Mas você já deve ter gasto bastante tempo nessas buscas, principalmente, quando você estava com pressa (Lei de Murphy).

Da mesma forma que você localiza um livro numa livraria, por causa da organização por assunto e ordem alfabética do nome, o mesmo vale para o mundo digital.

E se você não é o único a usar seus arquivos digitais, é importante que a estrutura e nomenclatura utilizadas sejam de fácil entendimento para todos.

Mas essa estruturação consome tempo e as pessoas sempre dizem que não têm tempo para isso!

Há uma estimativa que 20% do tempo de um profissional é gasto na busca de informações digitais [2].

Ou seja, um dia por semana!

Se você não concorda com esse argumento, que tal pensar no tempo para responder ao seu chefe ou cliente, quando lhe solicitam uma informação que você tem certeza que salvou num arquivo no ano passado, mas não lembra onde está ou qual o nome?

Como fica sua imagem ao demorar muito para responder? Qual o impacto?

Vou dar um exemplo real.

Dia 15/nov/17, fui à emergência de um hospital, com suspeita de fissura na costela.

Na anamnese do ortopedista de plantão, comentei que tive um diagnóstico de osteopenia há alguns anos, mas não lembrava quando.

Ele disse que a possibilidade de osteoporose dependeria do grau de osteopenia.

Acessei “minha” nuvem, através do tablet, e localizei o exame de densitometria óssea de 2013.

Ele começou a ler, enquanto eu pensava como era prático ter meu histórico médico disponível em qualquer dispositivo.

Eu lhe garanto que você não organizará tudo de uma hora para outra, mas é importante criar uma estrutura mínima de organização e começar a usá-la.

Ajustes serão necessários e a sua persistência criará um saudável hábito de organização.

E você? Está satisfeito com sua Organização Digital?

Se não estiver, há profissionais que o ajudam a identificar vários problemas, usando metodologias e orientando o uso de ferramentas (novas ou que você já utiliza, com funcionalidades pouco exploradas).

Eu sou um Consultor em Organização Digital, mas alguns usam o termo Personal Digital Organizer.

 

Até a próxima!

 

 [1] https://www.storagenewsletter.com/2017/04/05/total-ww-data-to-reach-163-zettabytes-by-2025-idc – abr/17

[2] http://redata.com.br/9-fatos-que-explicam-por-que-e-tao-dificil-organizar-informacoes-numa-empresa – jul/16

 

Denys Lessa

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